Cinco pasos para adaptar la jornada a la nueva norma de transparencia salarial.

SISQUAL^® WFM señala que las empresas deberán conectar la información sobre la jornada, turnos, horas extraordinarias y retribución variable con su gestión diaria y garantizar trazabilidad cuando intervengan sistemas automatizados.

Tras la aprobación de la ley española de la directiva comunitaria que obliga a dar más información a los trabajadores sobre sus condiciones laborales para ofrecer anticipación y transparencia, las empresas deberán ofrecer a sus empleados información detallada sobre las condiciones que afecten directamente la jornada. Entre ellas se encuentran la duración y distribución de la jornada ordinaria de trabajo, la retribución salarial ordinaria y extraordinaria, las horas extras realizadas por el trabajador y el procedimiento para el cambio de dichos turnos.

La medida llega, además, en un momento en el que el uso de sistemas automatizados en la gestión de personas ya está ampliamente extendido. Según la OCDE, un 78% de los responsables encuestados en España afirma que su organización utiliza al menos una herramienta de gestión algorítmica, entre las que se encuentran sistemas destinados a asignar horarios o tareas, monitorizar la actividad o apoyar la evaluación del desempeño.

Esta nueva etapa afecta tanto a los nuevos contratos como a las relaciones laborales ya vigentes y plantea nuevas exigencias en la gestión de personas. Las empresas necesitarán explicar las pautas, reglas y criterios aplicados cuando intervengan algoritmos o sistemas automatizados en determinadas decisiones laborales.

Y, además, plantea un reto que va más allá de incorporar nueva información a contratos o documentos que recopilen la situación laboral de las personas. Ahora las organizaciones tendrán que asegurarse de que las condiciones que se trasladan previamente al trabajador están reflejadas en la operativa de los nuevos algoritmos.

«Esta normativa pone sobre la mesa una cuestión que va más allá de informar a las personas trabajadoras: las empresas necesitan tener bien estructuradas las reglas con las que gestionan su jornada. Cuando hablamos de turnos, distribución horaria, horas extraordinarias o cambios en la planificación, es fundamental que exista coherencia entre lo que la organización establece, lo que comunica a cada persona y lo que finalmente ocurre en la operativa diaria. Para conseguirlo, las compañías necesitan disponer de información actualizada y trazable que les permita gestionar estos procesos con claridad”, explica Teresa Morales, directora general de SISQUAL^® WFM.

En este contexto, SISQUAL^® WFM, compañía especializada en soluciones de Workforce Management, identifica cinco aspectos que las empresas deberían revisar para trasladar estas nuevas exigencias de información a la gestión diaria:

1. Traducir las condiciones laborales a la planificación: Jornadas, descansos, nocturnidad, rotaciones, horas extra o particularidades de determinados convenios deben formar parte de las reglas con las que se construyen los horarios. Integrar estas reglas en la plantilla ayuda a detectar posibles desviaciones y evitar reorganizaciones que pueden traducirse en un problema laboral.
2. Revisar modificaciones de turnos turno: A medida que surgen ausencias, intercambios de turno o cambios de disponibilidad la planificación puede verse afectada. Por ello, es esencial gestionarlo de manera de manera que no afecte a las condiciones del trabajador, y al mismo tiempo, que cubra las necesidades de la empresa. Esto hace especialmente relevante contar con un histórico de las modificaciones y las reglas aplicadas, de manera que la organización pueda conocer no solo cuál es el cuadrante vigente, sino también por qué se ha llegado hasta él.
3. Horario previsto y horas realmente trabajadas: Cruzar el horario previamente establecido con los fichajes, ausencias, incidencias y horas extraordinarias permite reconstruir la jornada completa y detectar posibles desviaciones. Para la empresa, esa información también ayuda a identificar dónde se están produciendo de manera recurrente extensiones de jornada, cambios o necesidades de cobertura que pueden revelar un problema de planificación.
4. Trazabilidad en la nómina: Ofrecer información sobre la retribución es un proceso que no incluye solo la “nómina”, cualquier hora extra, festivo o nocturnidad deben verse reflejados y recogidos desde su origen. Cuando intervienen sistemas automatizados en asignación de horario o en procesos sobre las condiciones del trabajador, la organización y el empleado necesitan saber qué criterios y reglas están detrás de su funcionamiento.
5. Visibilidad en la jornada laboral: Las empresas deben comprobar que horarios, cambios de turno, fichajes u horas extraordinarias estén actualizados y accesibles para cada persona. Centralizar esta información permite contrastar las condiciones comunicadas con la operativa diaria y detectar posibles discrepancias.

Dependiendo del número de plantilla, los convenios, los modelos de gestión o incluso la cantidad de ubicaciones con las que cuente la empresa esta conexión cobra especial importancia. Cada modificación puede desencadenar distintas implicaciones en descansos, retribución o costes, por lo que disponer de información aislada ya no es suficiente. Con esta nueva ley el reto es mantener la unión entre algoritmos, reglas laborales, planificación, cambios y resultado final.

“Las nuevas exigencias abren una etapa en la que las empresas tendrán que ser capaces no solo de informar, sino de demostrar cómo se trasladan esas condiciones a la gestión diaria. Tener reglas claras, información actualizada y sistemas conectados será clave para que lo que se comunica a cada persona tenga un reflejo real en su jornada”, concluye Teresa Morales, directora general de SISQUAL^® WFM España.