Así funciona una herramienta digital de gestión de proyectos.

Soluciones de gestión de proyectos como la de WorkMeter mejoran hasta en un 80% los costes derivados de la imputación de tiempos.

En la economía actual el tipo de organización del trabajo lineal o funcional, en el que las personas realizan de forma continua una serie de tareas y funciones más o menos fijas, está dejando paso a otro tipo de modelo, de carácter modular, caracterizado por que los profesionales distribuyen sus esfuerzos y su tiempo entre proyectos concretos, asociados a un calendario, un equipo y una serie de hitos. El trabajo por proyectos ofrece numerosas ventajas tanto a empresas como trabajadores, entre ellas, una mejor optimización de recursos y del tiempo, el fomento de entornos de trabajo colaborativos y de una cultura de innovación, además de permitir evaluar con mayor precisión la rentabilidad de los distintos trabajos.

Esta modalidad, sin embargo, también presenta inconvenientes, debido, sobre todo, a la dificultad de gestionar las numerosas variables que intervienen en ella. Distintos equipos, personas que participan en más de un proyecto y equipo, funciones, tiempos, retrasos, cambios, incidencias… “Gestionar proyectos es un trabajo muy parecido al de un director de cine. Hay infinidad de aspectos que es necesario trabajar de forma simultánea y coordinada para llegar a la meta, demasiados para hacerlo sin ayuda”, señala Joan Pons, CEO de WorkMeter.

Esa ayuda puede llegar por la vía tecnológica. La empresa especializada en soluciones digitales de medición automática de tiempo de trabajo y productividad recuerda que herramientas digitales específicas permiten automatizar la gestión de los datos asociados a los proyectos de una empresa, lo que aporta una información muy valiosa y en tiempo real sobre la marcha de los mismos.

“En el trayecto que media entre la salida y la meta de un proyecto pueden pasar muchas cosas.  Por eso, una herramienta como la funcionalidad de Gestión de Proyectos de WorkMeter permite medir, controlar y optimizar la asignación de recursos, la ejecución de los proyectos y su rentabilidad, y todo sobre la base de datos reales, objetivos y automatizados”, concluye Joan Pons.

Pero, ¿Cómo funciona exactamente la aplicación? Para esta empresa automatización, medición de tiempos y la visibilidad de datos en tiempo real son las tres claves del éxito. Estos son algunos de los parámetros que maneja la funcionalidad de Gestión de Proyectos de WorkMeter.

• Registro automático del tiempo y tareas. La aplicación es capaz de recoger el tiempo que los miembros del equipo destinan a cada proyecto, cliente o actividad. Es importante que la asignación de tiempos de dedicación se realice de manera automatizada y sin necesidad de tener que imputarlos de manera manual, algo que se consigue gracias al uso de reglas condicionales

• Visibilidad. Cuando se manejan muchas variables de forma simultánea, resulta esencial contar con una panorámica visual que las englobe a todas. Gracias al cálculo automático de tiempos, la herramienta de gestión de Proyectos de WorkMeter ofrece de un solo vistazo información sobre la marcha de los proyectos y si se está dedicando el tiempo necesario a cada uno de ellos para cumplir los objetivos marcados.

• Imputación de tiempos. Uno de las claves de una gestión de proyectos eficaz es la fiabilidad de la imputación de tiempos que los empleados dedican a cada tarea, aplicación informática y proyecto. Sin medidas rigurosas y ajustadas a la realidad es muy complicado extraer conclusiones válidas. Las imputaciones manuales son totalmente subjetivas, en ellas abundan los errores y los olvidos y provocan graves desajustes organizativos. La solución de gestión de proyectos de WorkMeter permite que esas imputaciones de tiempo sean automáticas y totalmente objetivas.

• Reporting detallado. La herramienta ofrece reportes detallados acerca de cuántas horas se dedica a cada proyecto o cliente, por equipo y por trabajador, las tareas y subtareas que suponen mayor o menor carga. Estos inputs ayudan a evaluar si los equipos reparten las cargas de trabajo adecuadamente entre las diferentes tareas, algo fundamental para optimizar mejor la distribución de recursos.

• Plazos. La información que aporta una herramienta de Gestión de Proyectos como la de WorkMeter es crucial para determinar si los plazos marcados para completar el trabajo están bien definidos, si son realistas o si necesitan ser revisados. También facilita el seguimiento de los proyectos por parte de sus responsables, por ejemplo, a la hora de revisar la fecha de entrega de hitos intermedios o identificar posibles desviaciones.

• Rentabilidad. Un elemento fundamental cuando se trabaja por proyectos es su rentabilidad, ¿Están los ingresos que proporciona ese trabajo justificando el esfuerzo y costes que supone realizarlo? La información proporcionada por esta funcionalidad es clave para medir la viabilidad de un proyecto y los tiempos y recursos que deben asignarse al mismo en función del presupuesto acordado.

• Decisiones. Otra de las ventajas de trabajar con esta herramienta es que sirve para tomar decisiones basadas en datos objetivos, actualizados y obtenidos sobre desempeño real de los miembros del equipo. Esto facilita introducir cambios, ajustar plazos o redefinir las expectativas del cliente. Y también es un valioso aprendizaje de cara a la planificación de futuros proyectos similares.

• Versatilidad. La herramienta de gestión de proyectos de WorkMeter es multidispositvo (Pc y app móvil), totalmente segura y adaptada a las modalidades presencial y de teletrabajo. Algo fundamental en unos entornos laborales en los que las modalidades flexibles e híbridas están cada vez más presentes en la composición de los equipos.