7 variables que debes tener en cuenta cuando trabajas por proyectos.

Habilidades de comunicación, disciplina, mente abierta o flexibilidad, algunas de las claves que destaca WorkMeter para tener éxito en esta popular modalidad de trabajo.

Barcelona, 25 de marzo de 2025. En los actuales entornos laborales, cada vez más veloces y globales, trabajar por proyectos ha dejado ser territorio exclusivo de los profesionales freelance para convertirse en la norma que rige las dinámicas de los trabajadores en empresas de todos los sectores y tamaños. Unas dinámicas complejas, en las que conviven colaboradores externos con trabajadores de plantilla, distintas generaciones, áreas de especialidad, nacionalidades y modalidades de trabajo en remoto o presencial, y en las que es esencial actuar de manera coordinada y con un objetivo común.

Pero trabajar de manera eficiente en equipos tan diversos y en circunstancias tan variables implica muchos desafíos, especialmente cuando no se está acostumbrado a esa manera de funcionar. “El trabajo por proyectos es una de las formas más efectivas que tiene una empresa para mejorar su productividad, porque ayuda a optimizar recursos y tiempos, fomenta la diversidad y el enfoque multidisciplinar y mejora las habilidades y la autonomía de los miembros del equipo. Pero si eres nuevo en ese entorno, es fácil perderse. El trabajo por proyectos exige una combinación de habilidades personales y apoyo tecnológico. Contar con herramientas que midan, organicen y reporten de manera visual y sencilla no solo mejora la productividad individual, sino también la eficacia global del equipo”, destaca Joan Pons, CEO de WorkMeter.

La compañía, especializada en soluciones digitales para la gestión del tiempo, la productividad y los proyectos, ha identificado siete variables clave que un trabajador debe tener en cuenta cuando se enfrenta al trabajo por proyectos:

• Diversidad. En un proyecto no estás solo, sino que debes colaborar con otros compañeros de muy distinta procedencia y perfil. Con algunos de esos colegas puede que lleves trabajando mucho tiempo y a otros es posible que los acabes de conocer. Los habrá de perfiles parecidos al tuyo y también procedentes de disciplinas, culturas o edades muy distintas a las tuyas. Debes mantener una mente abierta y saber que esa diversidad os enriquece tanto al proyecto como a ti mismo. Aprovéchala para aprender y permitir que otros aprendan de ti.

• Trabajo en remoto. Cada vez es más habitual que los miembros del equipo que comparte un proyecto se encuentren ubicados en distintas localizaciones y/o que realicen parte o todo el trabajo en modalidad de teletrabajo. En esos casos, la coordinación se vuelve fundamental.      Utilizar herramientas de colaboración digital, como la funcionalidad de gestión de proyectos de WorkMeter, es clave para asegurarse de que todo el mundo está al tanto de los avances e incidencias, sigue la agenda establecida y no hace la guerra por su cuenta.

• Comunicación. Ya lo hemos dicho, pero lo repetiremos: en un proyecto no estás solo. Formas parte de un engranaje que debe estar perfectamente engrasado y coordinado para que funcione. Y para que eso ocurra la comunicación debe ser fluida. Sigue los protocolos y tiempos que te marque tu empresa en cuanto a comunicaciones con el cliente, compañeros y mandos. Evita las conversaciones paralelas, pide y ofrece ayuda cuando sea necesario y asegúrate de que todo el mundo –incluido tú mismo– tiene la información –en tiempo y forma– que necesita para hacer su trabajo.

• Reportes. Dentro de esa dinámica de comunicación permanente, el reporte de tus actividades es imprescindible para que el proyecto avance de manera adecuada. Tus compañeros y responsables necesitan saber en qué punto de la planificación se encuentran los trabajos, si se están logrando los hitos previstos en sus plazos correspondientes, si hay retrasos o incidencias y cómo afectan estas circunstancias a la planificación global. Herramientas de software de gestión de proyectos, como las de WorkMeter, facilitan que cada miembro del equipo registre de forma automática el tiempo invertido en las tareas asignadas y permiten que tanto compañeros como responsables accedan en tiempo real al estado de los proyectos.

• Organización. Un proyecto es como una obra de teatro: cada miembro del equipo tiene un papel determinado y es importante que se atenga al mismo. El rol que desempeña cada persona implica unas responsabilidades y unas tareas que es necesario cumplir. Asegúrate de tener claras las tuyas y de que son misiones que puedes realizar con tus medios y preparación actuales. Las herramientas de planificación ayudan a visualizar estas responsabilidades y a mantener la trazabilidad de las tareas asignadas.

• Flexibilidad. Sin embargo, ese reparto de tareas y responsabilidades no puede ser completamente rígido, sino que debe dejar un margen de flexibilidad. Los entornos laborales actuales son imprevisibles, y en ellos los proyectos pueden cambiar sustancialmente de un día para otro. Hay que estar preparados para esa eventualidad y tener la suficiente cintura para adaptarse a posibles cambios en plazos, presupuestos, alcance, objetivos, compañeros y hasta en el rol que nos toque desempeñar en el proyecto.

• Optimización. Otro aspecto de gran importancia en un proyecto, sobre todo para sus responsables, es conocer su rentabilidad. Hay que medir muy bien los recursos, tanto humanos, como materiales y temporales que se están usando y contrastar esa información con el dinero que está pagando el cliente por ese trabajo. Esa medida permitirá al gestor de proyectos ajustar, reforzar o reevaluar esa asignación de recursos a cada proyecto.